Hinweisgebersystem

Datenschutzkonformes Hinweisgebersystem

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) („EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“) legt Mindestangaben für den Schutz von Hinweisgebern (auch: Whistleblowern) fest. So sollen insbesondere Anreize dafür geschaffen werden, Rechtsverstöße zu melden. Für diesen Zweck sind öffentliche und private Organisationen sowie Behörden dazu verpflichtet, sichere Meldekanäle für Hinweisgeber zu implementieren. In Deutschland wird das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Vorgaben in nationales Recht umsetzen.

Bereits ab 50 Beschäftigten müssen Unternehmen einen internen Meldekanal einrichten, welcher den Anforderungen des Gesetzgebers genügt. Aufgrund der Vielzahl von Anforderungen und dem damit verbundenen, hohen manuellen Aufwand setzen Unternehmen vermehrt auf digitale Hinweisgebersysteme.

Die NOTOS Xperts GmbH hat mit Whistleblower Software ApS einen starken Partner an seiner Seite. Als Kunde profitieren Sie daher insbesondere von:

• einem DSGVO-konformen System, welches alle Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt
• maximaler IT-Sicherheit (ISO 27001, ISAE 3000 Zertifizierungen)
• vollumfänglicher Beratung vor und während der Einführung des Systems inkl. der Erstellung von Datenschutzrichtlinien, Prozessvorgaben und Berechtigungskonzepten
• vergünstigten Lizenzgebühren

Hinsichtlich der Einführung und dem Betrieb des Hinweisgebersystems können wie Sie wie folgt unterstützen:

• Implementierung des Hinweisgebersystems

Die Einrichtung und der Betrieb eines Hinweisgebersystems wirft zahlreiche rechtliche Fragen im Bereich Compliance sowie im Arbeits- und Datenschutzrecht auf. Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse bestehender Strukturen oder bei der Implementierung der notwendigen Maßnahmen, unter anderem durch interne Richtlinien.

• Digitales Werkzeug

NOTOS Xperts GmbH bietet Ihnen mit der Lizenzierung von Whistleblower Software ApS eines der im Markt führenden, vollständig digitalisierten Hinweisgebertools an, mit dem Sie im Look und Feel Ihrer Unternehmenswebsite Hinweise auf Compliance-Verstöße (z.B. im Zusammenhang mit Korruption, Kartellrecht, Lieferkettengesetz, Produktsicherheitsmängeln, Datenschutzverstößen oder Diskriminierung) rechtssicher sowie vertraulich oder anonym entgegennehmen und bearbeiten (lassen) können.

• Schulungen und Trainings

Während der Implementierungs- bzw. Betriebsphase stehen Ihnen unsere erfahrenen Consultants zur Seite und unterstützen Sie bei der Konzeption und Durchführung von regelmäßigen Schulungen und Trainings zur Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den (rechts-)sicheren Umgang mit Hinweisen.

• Betrieb des Hinweisgebersystems

Nach der Implementierung muss das digitale Hinweisgebersystem betreut und überwacht werden. NOTOS Xperts GmbH stellt Ihnen hierfür auf Wunsch gerne ein versiertes Xperten-Team zur Verfügung und übernimmt für Sie den dauerhaften Betrieb des Hinweisgebersystems als ausgelagerte Meldestelle.

• Ersteinschätzungen und interne Ermittlungen

Sofern wir für Sie als ausgelagerte interne Meldestelle agieren, rückversichern wir uns ggf. schon im Bereich der Ersteinschätzung bei versierten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten der Fachbereiche Arbeitsrecht, Strafrecht, IT-Recht, Wettbewerbsrecht und Datenschutzrecht oder vermitteln – auf Ihren Wunsch – für nachgelagerte interne Ermittlungen die Zusammenarbeit mit den passenden Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, wie bspw.: