Der Datenschutz und das Vereinsleben ...
... harmonieren gut miteinander! Ob Sie einen Sportverein betreiben, einen Tierschutzverein gründen möchten oder mit ihrem Fotografie-Verein leidenschaftlich Personenfotos anfertigen - wir helfen Ihnen dabei, dass sie die Vorgaben aus den Datenschutzgesetzen einhalten und Ihrer Leidenschaft nachgehen können! So lange Datenschutzprozesse ordentlich umgesetzt und dokumentiert werden und die Betroffenen über Verarbeitungen ausreichend informiert werden, spricht aus Datenschutzsicht nichts gegen einen Verzicht auf Ihre Hobbies!
Unsere Leistungen
In unserem Hause stehen verschiedenste Instrumente und Werkzeuge zur Verfügung, wie wir mit überschaubarem Aufwand Ihre Vereinsaktivitäten mit dem Datenschutz in Einklang bringen. Der Umsetzungsprozess läuft geschmeidig ab und beeinträchtigt Ihr Vereinsleben nicht. Unser Fokus liegt auf der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der typischen Akteure im Zusammenhang mit einem Verein. Diese sind in der Regel:
- Mitglieder
- Sponsoren
- Vereinsmitarbeiter
- Gäste
Die Datenverarbeitungsprozesse im Verein können wie folgt beschrieben werden:
Mitglieder
Personenbezogene Daten von Mitgliedern müssen angemessen verwaltet werden. Die Verwaltung findet zunehmend digital, in Datenbanken bzw. EDV-Systemen oder Excel-Tabellen, statt. Eine analoge Verarbeitung, etwa in Form von Karteikarten, ist immer seltener vorzufinden. Mitgliederdaten werden für verschiedene Zwecke benötigt und stellen den Kern der Datenverarbeitung in Vereinen dar. So werden diese Daten für Zwecke der Abrechnung verwendet oder Informationen und Neuigkeiten rund um den Verein werden mit ihnen geteilt. In Sportvereinen bspw. werden auch Leistungsergebnisse zusammengefasst und ggfs. auf Webseiten des Vereins oder Verbands, veröffentlicht.
Sponsoren
Personenbezogene Daten von Sponsoren werden für verschiedene Zwecke verarbeitet. So werden Angaben benötigt, um Spendenbescheinigungen zu erstellen oder generell Abrechnungen durchzuführen. Zudem werden die Daten von Sponsoren dazu verwendet, um diesen auf Veranstaltungen, wie bspw. Vereinssitzungen, oder auf der Webseite Danksagungen zu widmen.
Vereinsmitarbeiter
In Vereinen gibt es häufig verschiedene Bereiche, die für die Vereinsführung oder -organisation zuständig sind. Neben dem Vorstand und ggfs. stellvertretendem Vorstand kann es eine Reihe von administrativen Funktionen geben, etwa einen Schatzmeister, der sich um die Finanzen und die Buchhaltung kümmert, oder Mitarbeiter für die Mitgliederverwaltung und die Rekrutierung von Nachwuchs. Auch die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter müssen angemessen unter Berücksichtigung der Vorgaben des Datenschutzes verarbeitet werden.
Gäste
Damit auch die breite Öffentlichkeit am Vereinsleben teilhaben kann, werden regelmäßig Veranstaltungen wie Sportfeste, Turniere, Tage der offenen Tür, Ausstellungen oder auch Schnupperkurse und Probewochen, angeboten. Die Gäste, die an solchen Ereignissen teilhaben wollen, müssen sich häufig unter Angabe ihrer personenbezogenen Daten über die Webseite (Kontaktformular) oder per E-Mail anmelden. Eine datenschutzkonforme Verarbeitung dieser Daten, insbesondere auch eine Löschung nach Fortfall des Verwendungszwecks, muss gegeben sein.
Relevanz des Datenschutzes für Vereine
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Vereinslebens ist die Fotografie und die Videoaufzeichnung. Besondere Momente und herausragende Leistungen werden gerne festgehalten, damit die Mitglieder sich daran zurückerinnern können. Diese Aufnahmen werden häufig auch mit der Öffentlichkeit geteilt, indem sie auf die Vereinswebseite hochgeladen werden. Die Anfertigung von Personenfotos und -videos muss aus datenschutzrechtlicher Sicht überprüft werden.
Ihre Experten in Sachen Datenschutz
NOTOS Xperts berät Sie den Bedürfnissen Ihres Vereins entsprechend und arbeitet mit Ihnen gemeinsam den Umsetzungsbedarf heraus. Wir schaffen Ihnen einen Mehrwert, indem wir Ihr Vereinsleben mit dem Datenschutz unter einen Hut bringen. Sie können sich auf Ihre Leidenschaft konzentrieren, während wir Ihnen die schwere Last des Datenschutzes abnehmen. Fragen Sie uns unverbindlich an!
